Iniziamo una nuova serie di articoli dedicati all’efficienza organizzativa, nei quali l’autore cercherà di dare delle informazioni e delle buone pratiche, affinché l’azienda interessata possa migliorare le proprie performance.

Scopo dell’efficienza organizzativa non è solo quello di migliorare i risultati, ma anche quello non secondario di ottimizzare le proprie risorse con un beneficio fisico, psichico ed economico.
Facciamo subito una precisazione importante. Definiamo il concetto di Azienda sostenibile differenziandola da quella non sostenibile. Quest’ultima è quel tipo di organizzazione o azienda interessata unicamente al risultato nel breve, ritenendo, erroneamente, che sia quello che vale e che si deve fare. Questa azienda, inconsapevolmente sta sprecando risorse che potrebbero andare in altre direzioni alla lunga più produttive, risorse che quanto meno si potrebbero risparmiare.

Perché essere sostenibili ?

Queste aziende sono sprecone, arrivano sì al risultato, ma in questo periodo non si vive di solo fatturato, e dimostriamo perché, e perché conviene guardare oltre.
Le aziende che definiamo sostenibili fanno, ogni giorno in maniera costante e puntuale, lo sforzo di raggiungere i loro obiettivi e quelli del cliente, ottimizzando le risorse. Così facendo fanno meno fatica e risparmiano dal punto di vista economico.
Per ottenere questa ottimizzazione delle risorse, diversamente dalle aziende non sostenibili, adottano un metodo che non è solo quello di lavorare bene e di essere competenti, ma programmano nel dettaglio il lavoro con attenzione, quindi eseguono il lavoro rispettando la programmazione; successivamente verificano nel dettaglio le precedenti fasi, se tutto si è svolto correttamente o se vi sono stati problemi e come sono stati risolti o introdotte delle modifiche e per quale motivo.

Le sette tappe del metodo

Si deve programmare per fare e valutare per riprogrammare e rifare sempre meglio: lo slogan potrebbe essere:
Programmare >>>Fare >>>Valutare.
Detto questo, cerchiamo di concentrarci sulle sette tappe che conducono a una corretta e auspicata efficienza organizzativa:
1) Raccogliere gli input informativi per la fase commerciale:
Nei servizi il cliente è parte integrante del processo produttivo.
Il cliente deve fornire input informativi adeguati (requisiti, specifiche, informazioni), che devono essere elaborate.
Per diagnosticare bisogna conoscere. Comprendere in modo adeguato cosa si deve fare e come il cliente dovrà partecipare al processo è utile a migliorare i servizio erogato, ma anche a ridurre i costi interni.
Raccogliere dati il più possibile chiari e precisi limitando al massimo la variabilità degli stessi (checklist).
Le interfacce con il cliente devono essere persone con la giusta attitudine e con una adeguata formazione (visione cliente-centrica)
2) Raccogliere gli input informativi per la fase operativa:
In fase di erogazione del servizio, assicurarsi di avere tutte le informazioni a livello operativo.
Programmare o pianificare nei dettagli la fase operativa, onde evitare modifiche e rifacimenti in corso d’opera (spreco).
Avere sempre presente l’obiettivo finale.
3) Pianificare correttamente le risorse (persone , mansioni, tempi). Conoscere le capacità produttive dello staff.
Per servizi standardizzabili è necessario definire i tempi di riferimento (tempi standard) per il completamento delle varie fasi di lavoro.
Per servizi non standardizzabili (progetti su misura), si deve stimare il carico di lavoro per la specifica attività, assegnarlo alle risorse e quindi verificare cosa avviene effettivamente.
Due regole nella pianificazione sono:
1. Stabilire tempi standard stretti per le singole attività;
2. Predisporre un unico margine temporale di sicurezza alla fine del progetto
4) Garantire l’efficienza nel flusso di lavoro.
Minimizzare la multiprogrammazione, vale a dire affrontare le attività una alla volta (riduzione delle tempistiche).
Tener conto del “setup mentale” improduttivo nel passaggio da un’attività all’altra a elevata componente intellettiva (rischio di errori importanti).
Minimizzare le interruzioni perché fanno “perdere il filo” del lavoro (rischio di errori), definire degli intervalli orario di disponibilità.
I capi diano il buon esempio.
Standardizzare le pratiche/procedure.
Trovare ed eliminare gli sprechi.
5) Monitorare costantemente l’avanzamento delle attività e le “code”, vale a dire le pratiche in attesa di elaborazione o non evase.
Lo stato di avanzamento dovrebbe essere evidente a tutti (fogli di lavoro in bacheche oppure la creazione di tabelloni o lavagne con il flusso di lavoro).
6) Tenere sotto controllo le performance, ovvero raccogliere i dati consuntivi rispetto ai tempi effettivi di svolgimento delle attività e ai problemi/eccezioni che si sono verificati (con i rispettivi tempi persi).
7) Raccogliere i feedback dei clienti in modo sistematico:
Sistema di misurazione della soddisfazione del cliente mediante relazione diretta con il cliente; questionari di customer satisfaction.
Queste sette indicazioni, se messe in pratica in maniera costante, con convinzione e perseveranza, possono condurvi al traguardo di una maggiore efficienza organizzativa, con il risultato di una maggiore qualità del prodotto/servizio con un minor sforzo.
Provate e poi fatemi sapere, vi aspetto al prossimo articolo dove daremo la caccia agli sprechi. F.C.