Questo articolo evidenzia quali sono gli sprechi tipici nelle organizzazioni e nelle aziende con informazioni utili per la loro eliminazione.
Dopo aver introdotto nel precedente articolo la tematica dell’efficienza e analizzato le sette tappe di un’organizzazione del lavoro snella e performante, ci occupiamo ora degli sprechi (i muda dei giapponesi) e vediamo come eliminarli.
Lo spreco è inutile non serve ed è di troppo. Costa e non produce nulla e reca sempre danno, non sempre quantificabile economicamente.
Quando si procede alla caccia degli sprechi è utile innanzitutto fare una lista e conseguentemente lavorare per priorità. Non è infatti funzionale lavorare contemporaneamente su tanti fronti aperti, ma lavorare su uno o al massimo due punti per volta.
Informazioni: né troppe, né assenti
Il primo spreco da combattere è generalmente la sovrapproduzione di informazioni, non necessaria e poco utile all’obiettivo dell’efficienza organizzativa. In particolare quando vengono comunicate prima che siano necessarie per il processo successivo.
Ciò comporta spesso o ripetizioni inutili, o errori, o perdita di informazioni o tutte tre le cose. Troppi dettagli non servono, le informazioni vanno sempre date nella misura in cui il nostro interlocutore è capace di assimilarle e di poterle utilizzare in maniera efficace ed efficiente.
Vanno poi combattute e ridotte qualsiasi forma di coda o accumulo di informazioni, di pratiche, di progetti, che causano colli di bottiglia nel processo di realizzazione della mansione o di una non corretta pianificazione.
La disorganizzazione costa
Bisogna poi stare molto attenti alla produzione di difetti, vale a dire qualsiasi lavoro che contenga errori o che manchi di informazioni. Questo comporta spesso perdite di tempo, lavori doppi, tempistiche non rispettate, tensione nello staff. Per dirla con una sola parola disorganizzazione.
Sprechi sono anche gli spostamenti inutili di persone che non aggiungono alcun valore al prodotto/servizio erogato al cliente. Questi sono generalmente quantificabili economicamente, ed è bene tenerli sotto controllo, riducendoli al massimo, anche attraverso l’uso delle nuove tecnologie che ci permettono, per gran parte dei casi, di metterci in contatto con gli altri senza spostarci dal nostro ufficio con una riduzione drastica dei costi.
Attenzione va poi riposta a tutti quei processi inutili, come le attività che, dal punto di vista del cliente, non aggiungono alcun valore al servizio. Fare quindi un’analisi del processo di realizzazione di un prodotto/servizio, vi permetterà di riconoscere, comportamenti, abitudini e procedure assolutamente eliminabili, riducendo così i tempi di esecuzione e di conseguenza i costi complessivi con un aumento di efficienza e di prontezza verso il cliente.
Uno spreco molto diffuso è quello dello spostamento di documentazione, ma anche di informazioni digitali senza che tutto questo aggiunga valore verso il cliente.
Ultimo spreco che esaminiamo è l’attesa, vale i dire i momenti di inattività, o come vengono comunemente chiamati “tempi morti”. Questo punto mette bene in evidenza la cattiva programmazione delle attività e una non corretta gestione del tempo con conseguenti danni economici.
Questi sono gli sprechi più comuni e che per esperienza troviamo più comunemente nelle organizzazioni e in diverse aziende, ma potrebbero essercene anche degli altri, quindi sempre attenti e pronti. all’individuazione e conseguente eliminazione.
Tutti i punti esaminati sono generatori di disfunzioni piccole o grandi che comportano processi che spesso possono essere classificati come più o meno efficaci, ma che non sono mai efficienti e quindi non sostenibili.
Nel prossimo articolo ci occuperemo della gestione del tempo e di come fissare le priorità.
Per qualsiasi informazione potete contattare l’Autore in: franco@e-piu.it
Lo scenario economico in cui ci troviamo chiede alle aziende di essere sempre più smart ed efficienti. In questo momento, l’efficienza organizzativa, insieme alla sostenibilità e all’ottimizzazione dei costi sono, a mio avviso, importanti obiettivi verso cui ogni azienda dovrebbe spingersi per restare competitiva.
Per riuscire a raggiungerli è necessario, prima di tutto, affrontare il problema degli sprechi: solo agendo per priorità, infatti, si potrà eliminare tutto ciò che appesantisce le operazioni aziendali. La tecnologia è stata di grande aiuto in questo senso, rendendo possibile per tutti il lavoro a distanza ad esempio o la digitalizzazione dei documenti.
Tra gli elementi chiave della lotta contro gli sprechi, c’è sicuramente l’analisi approfondita del workflow del cliente; personalmente vedo questo elemento come fondamentale, poiché si basa sulla conoscenza approfondita e oggettiva di tutti i processi aziendali eliminabili, utile alle aziende per adottare una metodologia di lavoro realmente efficiente ed efficace.
Julia Cozzi Xerox Spa – Europe Country Manager – Marketing & Communication Europe
La ringrazio infinitamente per suo puntuale commento, che sottoscrivo pienamente.
Franco Cadore – Generazione 60