La comunicazione interna, antivirus aziendale

Scritto da il 3 settembre 2013 in Gestione, MERCATI & AZIENDE - 1 Commento

Come creare una buona comunicazione interna all’organizzazione aziendale con l’obiettivo di migliorare la comprensione, la fiducia e la collaborazione reciproche.

di Franco Cadore *

 

Franco Cadore nel corso di un training presso una importante fabbrica italiana di motociclette

Franco Cadore nel corso di un training presso una importante azienda italiana

 La comunicazione può essere definita come lo scambio di messaggi tra diversi interlocutori per il soddisfacimento dei propri bisogni od obiettivi personali, mentre la comunicazione interna è lo scambio di informazioni internamente a un’organizzazione per il raggiungimento di obiettivi comuni, condivisi ed espliciti.
La definizione è molto semplice e assolutamente non ambigua, ma è complicatissima da mettere in pratica in quanto prevede la relazione tra persone e, di conseguenza, la loro reciproca comprensione e fiducia.
Spesso quindi le aziende incontrano alcune difficoltà sul cammino della creazione di un sistema formalizzato di scambio di informazioni.
Queste sono diverse e vediamo di elencarle:
la non fiducia tra membri dell’organizzazione,
l’incapacità di comunicare efficacemente,
– l’incapacità di ascoltare attentamente,
la paura di trasferire informazioni, saperi, competenze o abilità ad altri che in tal modo possono minacciare la posizione acquisita,
l’assoluta o parziale non consapevolezza che lo scambio di informazioni fa parte delle regole del gioco e che per vincere bisogna collaborare e non competere,
– la mancanza di un obiettivo comune, condiviso ed esplicito,
la mancanza di un modello di comunicazione interna efficace da applicare.

Superare i problemi

Una comunicazione efficace dovrebbe fungere da strumento per il superamento dei piccoli e grandi problemi che si incontrano all’interno delle organizzazioni. Problemi che spesso sono veicolo di distrazione e talvolta servono da alibi per l’incomprensione.
La creazione di una rete di informazioni costante e duratura nel tempo dovrebbe quindi creare un’atmosfera e un ambiente favorevole alla crescita professionale e personale in qualsiasi ambito aziendale e in modo particolare in quello dei servizi, qual è ad esempio il mondo della stampa.
È utile quindi pensare a una circolazione delle informazioni che permetta un notevole grado di competenza e di autonomia e una crescente capacità di farsi carico della responsabilità rispetto al proprio ruolo, e mansioni a questo collegate, e rispetto agli altri membri dell’organizzazione.

Importanza della delega

Nelle funzioni di potere e di coordinamento la responsabilità si manifesta non tanto attraverso manovre di controllo, ma altresì con lo strumento delicato e utilissimo della delega: chi delega ha un buon livello di autostima e contemporaneamente aumenta la fiducia con i propri collaboratori e li rende autonomi e collaborativi.
Le informazioni costringono a una presa di responsabilità ed è evidente, come spesso accade nelle aziende, che il cambiamento, realizzato dall’apporto di nuove informazioni, viene dai dipendenti rifiutato per la paura di mettersi in gioco o per la mancanza di disponibilità di caricarsi di nuove e ulteriori responsabilità.
In breve, lo scambio sistematico e formalizzato delle informazioni genera nelle organizzazioni uno scatenamento di emozioni che, se non gestito, può sfociare in comportamenti deleteri per i singoli e per l’intera struttura.

Garantire l’identità aziendale

Le organizzazioni che intendono utilizzare la comunicazione interna per migliorare le loro prestazioni devono anche preoccuparsi di formare i propri uomini e donne al fine di gestire le loro emozioni in modo funzionale al contesto. I motivi per i quali un’organizzazione debba investire nella costruzione di una rete di informazioni che coinvolga tutti i ruoli e tutti i livelli gerarchici riguarda principalmente il garantire l’identità aziendale, fare da collante tra i differenti reparti, fornire gli elementi per l’orientamento, ascoltare in modo attivo le attese e i bisogni dei differenti gruppi di popolazione, raccogliere e gestire i contributi dei dipendenti (i clienti interni) al miglioramento aziendale attraverso modalità di lavoro più coinvolgente.

I Team Briefing

Uno dei modi più proficui per migliorare la comunicazione interna a un’organizzazione o a un gruppo di persone al lavoro, o anche tra gruppi differenti all’interno della stessa azienda, passa attraverso regolari Team Briefing che rappresentano un’occasione concreta per abbattere le barriere creando un clima di condivisione e crescita reciproca; oppure attraverso le Riunioni Informative che hanno come unico scopo quello di “far sapere” al “cliente interno” l’adozione di decisioni o di qualsiasi altra cosa che possa essere utile per crescere continuamente, condividendo informazioni importanti nell’ottica della trasparenza e della coesione d’intenti.
Un buon sistema di comunicazione interna, funziona esattamente come un comunissimo anti-virus per computer, ci protegge dai virus!

* Franco Cadore è consulente aziendale, formatore e coacher per l’efficienza organizzativa e fa parte del team della redazione di MetaPrintArt

1 Commento on "La comunicazione interna, antivirus aziendale"

  1. Sergio Contin 3 settembre 2013 alle 16:22 · Rispondi

    Effettivamente sono dati riscontrati giornalmente ed è un giusto aiuto per le Aziende giornalmente sotto minaccia
    Grazie

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