Dall’efficacia dei risultati all’efficienza organizzativa

Scritto da il 20 novembre 2013 in Gestione, MERCATI & AZIENDE - 1 Commento

Siamo al quarto dei cinque articoli annunciati nella serie che l’Autore dedica alla organizzazione aziendale. Dopo i primi, relativi alla realizzazione di un buon gruppo interno, si descrive come passare dall’efficacia dei risultati all’efficienza organizzativa.

Le organizzazioni per molto tempo hanno pensato e si sono adoperate al fine di ottenere risultati che fossero efficaci e che rispondessero ai loro bisogni, scopi o necessità.
Questo certamente è un comportamento sano che permette soprattutto l’evoluzione della propria azienda cercando di migliorarsi continuamente, mettendo davanti a sé sempre nuovi e più difficili obiettivi.
Bisogna però tener conto anche di quanto costa in termini di risorse psico-fisiche ed economiche, oltre che organizzative, raggiungere un obiettivo o risolvere un problema strutturale.
Quest’ultima tematica introduce in modo preponderante e massivo la questione dell’efficienza organizzativa che permette certamente di ottenere quanto voluto, ma tenendo conto che le risorse sono limitate e vanno quindi gestite in maniera oculata e intelligente.
Spesso si può essere efficaci senza essere efficienti, in quanto per raggiungere lo scopo prefissato si utilizzano risorse in eccedenza o in maniera per nulla funzionale.

Valutare i risultati

Negli ambienti di lavoro si possono notare dipendenti e collaboratori che si dedicano a fare senza aver in precedenza pensato a quale sia il modo migliore per fare; e poi, quando hanno raggiunto l’obiettivo non si danno tempo per fare un’accurata valutazione di quanto ottenuto, partendo dal presupposto, errato, che il modo in cui si è proceduto fosse l’unico possibile.
Come si può ben comprendere, l’efficacia dei risultati e l’efficienza organizzativa, sono due concetti molto diversi e dove la consapevolezza dell’utilizzo di metodologie specifiche e funzionali la fa da padrona.
Mentre si può essere efficaci solo facendo, non è possibile essere efficienti se non lo si fa con metodo, come per esempio, una azienda che prima di tutto si impegna in una buona programmazione, per poi passare alla fase dell’esecuzione e, infine, dedicarsi alla necessaria e indispensabile valutazione dei risultati dell’azione intrapresa.
Quello sopra citato è un metodo molto efficiente per organizzare il lavoro, partendo da un’accurata programmazione dello stesso che può essere talvolta, quando la situazione lo permette, svolta anche singolarmente, ma che spesso vede l’apporto di un gruppo di lavoro o di un team con apposite riunioni a tema.
Programmare vuol dire decidere quale obiettivo raggiungere, in quale modo, con quali strumenti, con quali metodologie specifiche e con quali tempistiche; significa anche fare attenzione alle procedure e dare estremo rilievo ai particolari, che in genere sono sempre quelli che fanno la differenza qualitativa nella produzione di un prodotto/servizio.
Una buona programmazione delle attività da svolgere che siano a breve, medio o lungo termine è assolutamente necessaria per procedere in modo efficace e soprattutto efficiente quando si passa alla fase del fare concreto, dove la squadra non deve avere ripensamenti o dubbi, ma solo indicazioni, quelle della programmazione.
La terza fase non è meno importante delle due che l’hanno preceduta e serve per verificare se la programmazione era stata precisa e puntuale e se nella produzione del prodotto/servizio si siano verificate delle problematiche e come queste siano state risolte.
Quindi valutare serve per (eventualmente) riprogrammare, per rifare, per rivalutare.

Monitorare le attività

Tale processo permette all’organizzazione di poter monitorare costantemente il processo delle attività produttive e di poter capire dove si insinuano eventuali disfunzioni e di poterle regolarmente eliminare o correggere.
Le aziende spesso si concentrano in modo preminente sul “fare”, senza dare il giusto rilievo alla fasi della programmazione e della valutazione dei risultati, considerando erroneamente queste spesso come delle situazioni che tolgono tempo alla vera e propria realizzazione del prodotto/servizio.
Le risorse economiche in particolare, ma anche quelle ancor più importanti, rappresentate dalle persone che lavorano nelle strutture, non sono illimitate e vanno gestite e investite in maniera intelligente.
Nelle nostre imprese vedo troppo spesso spreco di intelligenze mal utilizzate o addirittura sprecate in ruoli e mansioni non adatti, di buone idee non valorizzate e applicate; di risorse fisiche utilizzate per fare più volte lavori che, con una più accurata gestione iniziale, potevano essere svolti con più facilità e minor tempo; di risorse economiche sprecate su aspetti di “forma” piuttosto che di “sostanza”.
Potremmo definire queste aziende non sostenibili e nominare invece aziende sostenibili quelle, in particolar modo in questo periodo di crisi e di recessione, che spingono sull’acceleratore della lotta agli sprechi, ma non necessariamente tagliando la forza lavoro o la spesa sulle forniture, ma partendo da una analisi accurata dei loro processi interni di produzione dei prodotti/servizi.
In realtà le aziende, del manifatturiero e non solo, hanno da anni investito in tecnologia e hanno reso i loro sistemi di produzione altamente efficienti, ma questo non è avvenuto nella stessa misura per i comparti amministrativi e dirigenziali dove si può fare tanto e meglio.
Spesso è proprio in tali reparti, e questo vale ancora di più per le imprese di servizi (e il mondo della stampa fa parte di questa categoria), che si rende necessaria una razionalizzazione delle procedure e del modo di avanzare nello svolgimento delle proprie mansioni quotidiane. Migliorare una non adeguata comunicazione interna, cercare di creare una squadra coesa e orientata agli obiettivi e adottare una gestione del proprio tempo di lavoro secondo la logica delle priorità, diventa assolutamente essenziale e prioritario per non uscire dal mercato.
Le imprese spesso non quantificano, anche per la difficoltà nel farlo, il costo derivante da situazioni conflittuali o di cattiva programmazione delle mansioni giornaliere o di una non corretta relazione con il cliente o fornitore o ancora di un non adeguato clima aziendale che tende a demotivare piuttosto che a motivare. Solo un’azione decisa verso una cultura organizzativa che tenga conto degli aspetti sopra citati permette di fare il salto dall’efficacia all’efficienza.

Ora esiste uno strumento che può aiutare le imprese nel misurare il loro grado di efficienza, attraverso un software che raccoglie le esperienze di consulenti che si occupano da anni dell’ottimizzazione delle risorse e si chiama “e+”
(Per informazioni contattare Generazione60 fcadore.g60@gmail.com – 329 2111564).

Chi avesse perso i precedenti articoli di questa serie, può trovarli qui:
La comunicazione interna, antivirus aziendale
Come fare squadra per vincere le sfide del mercato
I gruppi di lavoro come elemento di efficienza e innovazione

1 Commento on "Dall’efficacia dei risultati all’efficienza organizzativa"

  1. Luciano Bortolini 25 novembre 2013 alle 13:59 · Rispondi

    Abbiamo voluto provare lo strumento di cui parla Franco Cadore nel suo articolo e sperimentarlo nella nostra azienda. All’inizio eravamo un po’ scettici dell’efficacia dello stesso perché il numero dei nostri collaboratori è piccolissimo e pertanto facilmente “controllabile a vista”. Ed è così. Però lo strumento ha messo a fuoco alcuni aspetti che, seppure già conosciuti, sotto la lente di ingrandimento di una analisi attenta, sono stati espressi nella loro importanza, correttamente.
    Ottimo prodotto

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