L’apporto di Edigit al controllo di budget e al sistema gestionale  (MIS)

di Dr. Cosimo Baldari – Consulente Grafico e Controllo di Gestione

UT-EDIGIT è considerato da alcuni Clienti un software limitato alla preventivazione, qualche cliente più evoluto è consapevole di avere un sistema gestionale, ma la quasi totalità delle aziende cliente si ferma all’aspetto operativo. Sono poche le aziende che oltre alle funzioni operative utilizzano appieno le funzioni gestionali del sistema e quasi nessuno utilizza il sistema Management Information System (MIS) per dirigere l’azienda.

Eppure nel corso degli anni il sistema Edigit è cresciuto fino a diventare un vero e proprio strumento direzionale dell’azienda. In quanto tale, esso si presenta alla direzione come un sistema organico di funzioni, informazioni e dati per la gestione, il monitoraggio e la valutazione dell’andamento dell’azienda, come una consolle di comandi dove l’imprenditore ha a disposizione tutti gli elementi necessari per operare, gestire e condurre l’azienda oltre a verificare la rispondenza tra obiettivi prefissati e risultati raggiunti.

Un MIS deve infatti presentare una struttura che comprenda i seguenti elementi fondamentali:
– Il budget come strumento di pianificazione che muovendosi sul disegno della struttura aziendale ne pianifica obiettivi e scopi;
– Il sistema gestionale che permette di rispondere alle esigenze operative dell’azienda (tutte le attività operative quotidiane: fare il preventivo, produrre la cartella di commessa, gestire le movimentazioni di magazzino, operare sulla produzione, etc.);
– Il sistema gestionale-informativo che permette di ottenere una integrazione dei flussi informativi e gestionali tale da ottimizzare tempi, procedure, dati e analisi;
– Il sistema di controllo che permette di monitorare in tempo reale gli obiettivi prefissati nel budget, analizzando gli scostamenti e le performance aziendali, fornendo cosÌ gli elementi di base per una pianificazione strategica che si basa sui dati di fatto.

Di seguito si presentano i flussi generali del MIS integrato ad UT-Edigit

Per passare dagli aspetti puramente operativi a quelli gestionali è necessario far compiere al sistema un salto di qualità. Solo in tal modo si otterranno vantaggi reali nella gestione dell’azienda in termini di redditività, solo così si otterrà un reale ritorno dell’investimento. Pianificando attraverso il budget le politiche di sviluppo e di redditività che l’azienda si prefigge si potrà verificare la reale capacità dell’azienda di raggiungere gli obiettivi prefissati, individuando limiti e problematiche lungo il percorso, correggendo periodicamente la rotta e garantendo all’imprenditore il costante monitoraggio dell’efficienza ed efficacia della sua organizzazione, oltre alla capacità di raggiungere gli obiettivi prefissati.

Per far ciò occorre adottare il BUDGET come strumento di pianificazione annuale dell’azienda ed integrare le scelte in esso operate con il SISTEMA GESTIONALE

Il budget come strumento di pianificazione annuale

Il budget è un elaborato manageriale che contiene la struttura dell’azienda (suddivisione dei centri di costo), i dati di costo, i dati di ricavo e gli obiettivi da raggiungere, definiti e concordati con i quadri operativi impegnati nella realizzazione.

Il budget diventa lo strumento principale di direzione dell’azienda

Quali sono i vantaggi per l’impresa che adotta il budget?

Il sistema di pianificazione e controllo

Il controllo di gestione attraverso la tecnica del budget si sviluppa in due fasi:

1) definizione degli obiettivi,
2)controllo dei risultati conseguiti
– la prima fase riguarda il processo di predeterminazione dei dati (quantità e valori);
– la seconda fase riguarda la rilevazione dei risultati effettivi e il confronto tra questi e i dati di budget per verificare il livello di realizzazione degli obiettivi.

La verifica si effettua attraverso la rilevazione degli scostamenti (favorevoli o sfavorevoli).
Il sistema prevede tre livelli di pianificazione che si sviluppano secondo il criterio della piramide aziendale e dunque del livello delle responsabilità decisionali

1. Il vertice della piramide, alta direzione, definisce ed indica le strategie di sviluppo e di investimento, che si sviluppano nel tempo in funzione della durata del piano a medio e lungo termine.
2. I responsabili delle aree funzionali (commerciale, produzione, vendite, finanza, ecc.) hanno il compito di realizzare il contenuto del piano strategico attraverso il budget.
3. Gli operativi hanno la responsabilità dell’impiego ottimale delle risorse, rispettando e facendo rispettare innanzi tutto gli standard (tempi di lavorazione, consumi unitari di risorse produttive).

Tutto ciò va verificato periodicamente, man mano che le risorse messe a disposizione degli operativi sono da essi utilizzate.
Si realizza così la fase di controllo tramite la procedura del reporting ovvero dei rapporti periodici alla direzione. Quanto più tempestiva è l’informazione, tanto più efficaci saranno le decisioni conseguenti (intervenire sullo spreco di una risorsa un mese dopo è diverso che intervenire dopo tre o sei mesi).
La funzione del reporting è quella di mettere a confronto i dati effettivi (rilevati dalla contabilità) con quelli corrispondenti contenuti negli elaborati di budget: è questa la vera e propria operazione di controllo dei risultati.

Dal confronto tra risultato effettivo e budget scaturisce lo scostamento, ottenuto come differenza tra i due valori (o quantità, se l’operazione fa riferimento a misure fisiche).

Gli scostamenti

Occorre quindi procedere all’analisi degli scostamenti. Le cause che danno luogo agli scostamenti possono essere interne o esterne. Le prime sono riferibili a variabili connaturate ai processi gestionali: riguardano le operazioni condotte dentro l’impresa. Le cause esterne risalgono a variabili che traggono origine dall’ambiente in cui l’azienda opera.
L’efficienza è una variabile tecnologica collegata all’impiego delle risorse fisiche (materie prime, ore di manodopera, ore macchina, energia); rientra perciò nella logica dei metodi quantitativi, delle entità esattamente definibili e quindi controllabili.
L’efficacia è una variabile organizzativa: è collegata alle procedure, al modo di fare le cose. L’aspetto qualitativo assume preminenza e rispecchia il livello di professionalità delle operazioni aziendali nell’ambito dei singoli ruoli (ad esempio: un addetto alla manutenzione che riesca a tenere perfettamente in ordine una macchina determina un miglioramento dei rendimenti della manodopera ed una riduzione degli scarti di lavorazione, contribuendo così a ridurre i costi attraverso il miglioramento dell’efficienza. Analogamente un addetto agli approvvigionamenti che riesca ad acquistare a prezzi inferiori contribuisce a ridurre i costi attraverso il miglioramento dell’efficacia).

Il controllo di gestione e l’analisi degli scostamenti attraverso il sistema Edigit forniscono le informazioni necessarie alla direzione aziendale per analizzare lo stato del raggiungimento degli obiettivi prefissi, per rivedere e reimpostare la pianificazione strategica operando in un circuito virtuoso il cui fine è quello della efficienza e competitività dell’azienda capace di generare in tal modo valore e profitto.