I gruppi di lavoro come elemento di efficienza e innovazione

Scritto da il 17 ottobre 2013 in Gestione, MERCATI & AZIENDE - Nessun commento

I gruppi di lavoro sono uno strumento del lavoro di gruppo, descritto nel precedente articolo, del quale abbiamo fatto risaltare gli elementi fondamentali e necessari, quali il coordinamento, la leadership, il ruolo e il senso di responsabilità; più questi elementi sono presenti in modo efficace e migliore sarà la qualità dei prodotti/servizi.

Il punto sostanziale è che le organizzazioni sono in genere efficaci , ma poco o per niente efficienti, e quest’ultimo fattore è possibile ottenerlo introducendo i gruppi di lavoro.
Questi ultimi non fanno riferimento alla dimensione dell’ordinarietà, o per meglio dire del quotidiano di un’organizzazione, ma bensì della dimensione dello straordinario.
La differenziazione quindi tra lavoro di gruppo e gruppo di lavoro è evidente, ma se così non fosse basti dire che l’obiettivo di quest’ultima non è la produzione di beni e servizi, ma la risoluzione di problemi che coinvolgono l’organizzazione stessa.

Problem solving

Il gruppo di lavoro quindi è uno strumento di problem solving che va utilizzato con estrema cura e precisione.
Vi è però ancora una differenziazione molto importante ed è collegata al concetto di ruolo e di gerarchia che troviamo nelle organizzazioni.
A tali concetti è legato l’aspetto del potere, del tutto legittimo e legittimo è anche il suo esercizio che trova il contesto adeguato nel lavoro di gruppo.
Mentre nel gruppo di lavoro, che è in funzione dell’efficacia e dell’efficienza del lavoro di gruppo, il potere collegato al ruolo gerarchico non è assolutamente ammissibile.
All’interno del gruppo di lavoro i membri, provenienti dal lavoro di gruppo, sono tra di loro paritari e differenti solo per ruolo, hanno competenze tecniche e trasversali legate alla loro specifica professione. Questo gruppo di piccole dimensioni (generalmente da 5 a 15 persone), si riunisce per cercare di trovare delle risposte concrete a reali problemi nel suo luogo ideale, che è naturalmente la riunione di problem solving.
Lo svolgimento di una riunione può essere sintetizzato in quatto fasi molto importanti che sono in ordine:
1. fase di partenza, nella quale il coordinatore del gruppo definisce assieme agli altri membri le regole di gestione dello stesso e definisce il problema e l’obiettivo;
2. fase dell’esposizione, nella quale ciascun membro del gruppo espone il suo parere o soluzione al problema o questione trattata;
3. fase della valutazione, nella quale il gruppo valuta in profondità le varie soluzioni ed alternative poste sul tavolo, utile in questo specifico contesto è l’uso di uno strumento quale il brain storming (letteralmente traducibile in tempesta di cervelli e che serve per cercare alternative, talvolta bizzarre lasciando il pensiero libero, senza il freno della ragionevolezza);
4. fase della decisione, nella quale si adotta la soluzione più adatta, che non è necessariamente la migliore prodotta.

Impegno soggettivo

È quindi importante sottolineare che in ogni gruppo di lavoro accanto alle questioni nelle quali sono oggettivamente e soggettivamente impegnate, esiste sempre un enorme impegno soggettivo determinato dall’investimento emotivo, come può ben comprendere chi nella propria vita lavorativa e non, abbia fatto almeno una volta parte di una squadra.
In conclusione possiamo affermare che i team di successo puntino su fattori variabili quali:
l’obiettivo che deve essere necessariamente chiaro a tutti i membri del gruppo;
la responsabilità del proprio ruolo;
le relazioni rispettose dei diversi punti di vista;
il riconoscimento quale gratificazione dei risultati ottenuti;
la motivazione.

Il percorso qui sommariamente tracciato, vuol far risaltare innanzitutto l’importanza che le persone hanno all’interno delle organizzazioni e come la comunicazione interna, se sviluppata e formalizzata in una rete di informazioni, possa essere l’inizio e la chiave di svolta per un clima aziendale dove partecipazione, fiducia reciproca e senso di appartenenza trovano la loro ideale collocazione.
Tale clima è favorevole per lo sviluppo di un efficiente e coordinato lavoro di gruppo, dove la collaborazione e l’interesse comune la facciano da padroni.
Infine, ma non meno importante, l’efficienza viene ottenuta attraverso la creazione ad hoc di gruppi di lavoro tesa alla risoluzione dei problemi interni alla organizzazione stessa.

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