Nei precedenti articoli della serie il nostro esperto ha parlato dell’efficienza organizzativa in azienda e della caccia agli sprechi. Ora suggerisce le tecniche per gestire al meglio il tempo proprio e altrui.

Un tale che passeggiava tra gli alberi incontrò un boscaiolo intento ad abbattere un albero con grande fatica. Curioso di scoprire come mai abbattere una pianta costasse tanto sudore, il tale si avvicinò, stette un po’ a osservare, poi disse: “Potrò sbagliare, ma mi sembra che la tua accetta tagli poco. Che ne diresti d’affilarla un po’?”. Il boscaiolo, tra un respiro affannoso e l’altro, rispose brusco: “Non ho tempo, devo abbattere quest’albero”.
E voi quando avete intenzione di affilare la vostra accetta?
La programmazione non può attendere e va fatta ogni giorno. I motivi per questo aggiornamento continuo sono i seguenti :
· ogni giorno è la più piccola e la più controllabile unità di una programmazione sistematica del tempo;
· ogni giorno ci offre la possibilità di ricominciare, se il giorno prima è stato un po’ un fallimento;
· se non si controlla ogni giorno con lo strumento della programmazione, quest’ultima fallisce anche sul lungo periodo.
Quale programma seguire? Un programma giornaliero, per essere realistico, deve contenere solo quello che una persona in quel preciso giorno:  vuole fare, deve fare, può fare.  Ciò ci rende consapevoli che gli obiettivi sono raggiungibili, e ci aiuta a mobilitare le energie per conseguirli.

Il metodo delle 5 P

Consiste nel “rubare” 8 minuti del proprio tempo per la programmazione quotidiana per averne poi a disposizione di più da dedicare all’essenziale.
In sintesi, il metodo delle 5 p consiste nel:
· Prendere nota dei compiti, delle attività, degli appuntamenti/scadenze
· Prevedere quanto dureranno
· Pensare agli imprevisti
· Problemi prioritari
· Successivi controlli
Il primo punto prevede la scelta dei lavori da fare durante la settimana o il mese, ciò che si doveva fare e non si è fatto, gli impegni imprevisti che compaiono all’improvviso, le scadenze che devono essere rispettate, le telefonate e le lettere e gli appuntamenti, riunioni e compiti ricorrenti.
Il secondo punto indica la buona pratica di segnare il tempo che occorre per portare a termine ciascuno impegno.
A volte, però, capita che le troppe cose che si vogliono fare sfondino il tetto del tempo programmato, causando frustrazioni e l’abbandono della programmazione giudicata inutile.  Per ovviare a queste situazioni, invece, diviene fondamentale far tesoro del tempo risparmiato per altri lavori, intensificando la nostra concentrazione sul lavoro e neutralizzando con maggior efficacia i fattori di disturbo.
È poi buona regola programmare solo una parte del nostro tempo di lavoro, perché questo ci consente di utilizzare il tempo rimanente per gestire eventi imprevedibili, quali i fattori di disturbo, i furti di tempo, ecc.
Altri modi per gestire gli imprevisti sono:
1. Prevenzione: cercare di prevederli, risolvendo i problemi alla radice;
2. Casistiche: costruire delle casistiche di urgenze e imprevisti stabilendo delle modalità di azione quando si verificano.
Il quarto punto considera di fondamentale importanza la programmazione:
· STABILIRE LE PRIORITÀ
· TAGLIARE DOVE NECESSARIO
· DELEGARE.
Il resto va rinviato, cancellato o portato a termine facendo ore straordinarie.

Come si vede nello schema sopra esposto vi sono tre diversi livelli di priorità, ma l’unico accettabile all’interno di una organizzazione efficiente è quello che prevede la priorità di tempo e l’importanza, in quanto nel lavoro dobbiamo tener conto di entrambe queste variabili.

Infatti possiamo costruire una matrice che ci permetta di catalogare i nostri impegni giornalieri, settimanali o mensili, tenendo contro di entrambe le variabili e non solo di una di queste.
Bisognerà certamente cercare di ridurre il più possibile l’area denominata di crisi, per aver più spazio per l’area dedicata alle cose importanti, denominata di qualità.

Le altre due aree serviranno per fare le cose necessarie, ma alle quali spesso attribuiamo un non corretto livello di priorità.
L’utilizzo di questa matrice potrà risolvervi grandi problemi di gestione del tempo e permettervi di essere più efficaci e soprattutto più efficienti e performanti.
Vi consiglio poi di fare sempre i dovuti controlli come indicato al punto cinque.
Buona programmazione a tutti.
Per maggiori informazioni potete contattarmi: franco@e-piu.it