I costi occulti di un preventivo errato

Dagli appunti scritti su un foglio davanti al cliente fino ai software sviluppati negli ultimi decenni, la preventivazione è diventata uno degli elementi chiave del flusso di lavoro. Oggi, con l’integrazione tra stampa e packaging e con una crescente complessità dei parametri produttivi, affidarsi alla sola esperienza non è più sufficiente: i preventivi nascondono numerosi rischi.

La domanda centrale è: esiste davvero un sistema ERP capace di comprendere a fondo le esigenze di un’azienda grafica?

I gestionali tradizionali spesso funzionano come “gusci” generici, che richiedono adattamenti, personalizzazioni e l’uso di fogli di calcolo paralleli per gestire le specificità della stampa e delle linee di trasformazione. Anche quando i dati sono disponibili, non è detto che siano realmente governati.

Questo è stato uno dei temi affrontati da Dario Cavalcoli, Business Development Director di I&C-GAMA Group, insieme a Natacha Santos International Business Develope di SisTrade, durante la prima Focus Room del 16 aprile. L’obiettivo dell’incontro era chiaro: partire dai processi reali, e non dalle funzionalità del software, ribaltando il paradigma tradizionale.

Per essere affidabile, il preventivo deve poggiare su basi solide: una struttura tecnica unificata e un’integrazione reale all’interno del gestionale aziendale, non semplici adattamenti.

Il principio guida è che il processo viene prima del prodotto. La classica demo non serve più a scegliere, ma a validare una decisione già maturata su basi strategiche. In altre parole, la dimostrazione di un sistema ERP non deve servire a “scoprire” il sistema, ma a verificarne l’aderenza alle esigenze già identificate.

Il primo passo è quindi mappare le proprie criticità e tradurle in specifiche chiare. Solo a quel punto il software può essere valutato in modo efficace, utilizzando un linguaggio comprensibile anche a chi non ha competenze informatiche.

Le Focus Room di I&C-GAMA Group – SisTrade nascono proprio per facilitare questo percorso. Utilizzano un linguaggio visivo immediato e strumenti concreti per rendere comprensibili anche i concetti più complessi.

Durante l’incontro, alcune illustrazioni hanno aiutato a “rendere visibile” ciò che spesso resta astratto, superando la narrativa del “tutto connesso”, che in molti casi nasconde una scarsa aderenza alla realtà operativa.

Il primo incontro operativo ha affrontato un tema cruciale: i costi occulti di un preventivo errato.

Nella stampa e nel packaging, il preventivo rappresenta l’atto fondativo della commessa e non può basarsi su dati frammentati tra ufficio tecnico, produzione e acquisti. Le inefficienze, infatti, raramente derivano da errori macroscopici, ma piuttosto da piccoli disallineamenti: informazioni che devono essere verificate manualmente perché il sistema non è pienamente affidabile.

Secondo quanto emerso, circa il 50% di manager e imprenditori si dichiara insoddisfatto delle promesse dei sistemi ERP, e circa il 10% arriva ad abbandonarli. Questo evidenzia la necessità di distinguere tra sistemi ERP adattati e sistemi ERP nativi per il settore.

Un sistema sviluppato specificamente per il settore printing & packaging non si limita a raccogliere dati, ma è in grado di governare le dinamiche produttive attraverso un framework progettato per gestire la complessità.

Il valore delle Focus Room sta nella capacità di non offrire soluzioni preconfezionate, ma strumenti di analisi che permettono alle aziende di individuare autonomamente le risposte.

Attraverso il confronto diretto sulle criticità quotidiane, le imprese possono comprendere se il proprio sistema informativo supporta realmente la crescita o se si limita a gestire, con fatica, la complessità operativa.

In un mercato in continua evoluzione, l’innovazione non consiste semplicemente nell’acquisto di un software, ma nella costruzione di un ecosistema digitale capace di rappresentare l’azienda in modo integrato, fluido e trasparente.

Alla domanda: qual è il costo più sottovalutato di un preventivo errato ‒ quello economico diretto o quello sistemico legato a decisioni operative distorte? ‒ emerge chiaramente che il secondo è spesso il più critico, ma anche il più difficile da misurare.

Cavalcoli evidenzia inoltre i limiti dei sistemi “ibridi” o “artigianali”, spesso definiti “Frankenstein”: soluzioni assemblate nel tempo, poco integrate e difficili da governare.

Le Focus Room propongono un percorso strutturato per rappresentare e gestire la complessità operativa, basato su alcuni principi fondamentali:

• integrazione dei sistemi
• controllo dei processi
• dati affidabili e disponibili in tempo reale